A papíralapú dokumentumok elhelyezése, illetve digitalizálása külső cégek segítségével komoly megtakarítást jelenthet a vállalatok számára. Ugyan az internet napjainkban szinte mindenhol jelen van, az emberek a papírról, mint a legalapvetőbb információtároló eszközről mégsem tudtak lemondani.

Hirdetés

Amikor nincs a közelben számítógép, akkor sokan még mindig inkább elővesznek egy darab cetlit és arra írják fel a fontos adatokat, információkat. Nagyon sok hivatal és más intézmény (kórházak, biztosítótársaságok stb.) még mindig elsősorban papíron tárolja a fontos adatokat. Ezek az akták és nyilvántartások azonban egyrészt könnyen megsérülhetnek vagy semmisülhetnek, másrészt egyre több helyet foglalnak. Ráadásul a növekvő rendszerben nehezebb kikeresni azt az információt, amire éppen szükség van. A digitalizálás erre a problémára is megoldást jelent. Sok cég mégis ódzkodik ettől a megoldástól.

"Az embernek a természetében van, hogy felírjon és így fejezzen ki dolgokat, ahelyett, hogy mindezt digitális formában tenné. A papíralapú archívumok külső cégeknél való elhelyezése azonban nem csak költség szempontokból éri meg, így ezek az iratok sokkal nagyobb biztonságban őrizhetők meg, csökkenthetők a kockázatok" - jelentette ki Erwin Karg, a FrankenRaster nevű cég ügyvezetője. A vállalat papíralapú dokumentumok archiválásával és digitalizálásával foglalkozik és az idei évben elnyerte a Német IT-Innovációs Díjat.

A szakember hozzátette: a legnagyobb problémát az jelenti, hogy a törvényi előírások miatt sok intézmény és cég nem mondhat le az adatok papíron való tárolásáról. Különösen igaz ez a betegakták vagy éppen az adózással kapcsolatos iratok (számlák, kivonatok stb.) esetében. Németországban jelenleg 10 évig kell megőrizni a személyekkel kapcsolatos aktákat és számlákat, míg például a vállalatok konstrukciós terveinél ugyanez az időtartam 99 év. "Annak ellenére, hogy a digitális aláírások miatt a trend egyre inkább elfordul a papírtól, az elektronikus adatokat csak körülbelül tíz éve őrzik meg. A számlákat és a beadványokat azonban várhatóan a jövőben is inkább papíron fogják benyújtani" - közölte Karg.

A FrankenRaster és más cégek on-demand szolgáltatásokat kínálnak az ügyfeleiknek és képesek a partnereik számára fontos dokumentumokat nemcsak digitalizálni, de letöltések útján elérhetővé is tenni. A megtakarítás akár 40 százalékos is lehet. Bármennyire is mindennapjaink részévé váltak azonban a digitális technológiák, a papír minden bizonnyal a következő években sem fog eltűnni az életünkből.