A vállalati e-mail címről érkező levelek mintegy harmadának semmi köze sincs a munkahelyi feladatokhoz. A kollégák azonban előszeretettel használják egymás fricskázására.

Hirdetés

Talán a Nagy Testvér kora már a múlté, szakértők mégis arra biztatják a vállalatokat, lépjenek fel élesebben a munkahelyi e-mailek ellenőrzésével kapcsolatban. A Croner brit tanácsadó cég vélekedése szerint az ártalmatlannak tűnő levelezési rendszert a dolgozók sokszor egymás terrorizálására, zaklatásra vagy előítéleteik terjesztésére használják. Az e-mailek - hasonlóan a kézzel írott levelekhez vagy emlékeztetőkhöz - egy diszkriminációs per esetén bizonyítékul szolgálhatnak. A tanácsadó cég szerint a legtöbb brit munkáltató mindezzel nincs tisztában, ahogy azt sem tudják, mennyire kukkanthatnak bele dolgozóik levelezéseibe. Sokan egyszerűen azt is elképzelhetetlennek tartják, hogy vállalatuknál levélben molesztálnák egymást a kollégák.

Felmérések szerint a céges e-mailek 35 százaléka semmilyen formában sem köthető a munkahelyhez, s a dolgozók fele be is vallotta, hogy vállalati e-mail címét személyes célra is használja. A tanácsadó cég az irányelvek összegyűjtésén fáradozik, így csökkentve a gunyoros hangvételű levelek számát. "Korábban egy sör mellett viccelődtek a dolgozók társuk fogyatékosságairól vagy tettek szemtelen megjegyzést az új titkárnőre, mára a műszaki eszközök segítségével megnyílt a lehetőségek tárháza. Azzal viszont kevesen számolnak, hogy míg a verbális zaklatás nehezen bizonyítható, az e-mailnek nyoma van, így következményekkel is járhat az ügy" - fogalmazott a Croner humánerőforrás tanácsadója.

A tanácsadó szerint minden dolgozónak résen kell lennie. Egy ártalmatlan vicc is balul sülhet el. Ennek egyik emlékezetes példája volt két londoni ügyvédi iroda esete. Az egyik vicces levelet küldött partnerirodájának "bögyös szőke" titkárnő után kutatva, az éppen távozó fekete bőrű kolléganő pótlására. A levelet azonban elcsípték, s a nemi és faji diszkriminációs perben a titkárnő 10 ezer fontot kapott. Mivel a vállalati e-mail a munkáltató tulajdona, így kérheti, hogy azt csak és kizárólag céges levelezésre használják. A vezető figyelmeztetheti is dolgozóit, hogy vizsgálódik az e-mailek tárgyát és tartalmát illetően, bár ezt csak az adatvédelmi szabályok betartása mellett teheti.

A szűk mozgástér miatt a szakértők szerint jobban jár a vállalat, ha mindenki számára elérhetővé teszi a vállalati levelezésre vonatkozó szabályokat. Ebben kiköthető, milyen tartalom megengedett és mit mellőzzenek. Azt is érdemes tudatosítani az alkalmazottakban, hogy az e-mail bármilyen tárgyalás esetén felhasználható ellenük, ezért gondolkodjanak, mielőtt megnyomnák a küldés gombot.